Budsjett
Et budsjett er en oppstilling over hvordan driften av organisasjonen er planlagt finansiert, og viser altså hvordan inntektene finansierer de ulike kostnadene til for eksempel lønn, telefon, husleie, landsmøte, medlemsblad og lignende. Budsjettet skal gjelde for hele året, men kan også deles opp (periodiseres) for mindre deler av året.
Budsjettet er med andre ord en tallmessig oppstilling av de aktivitetene som skal gjennomføres fremover. Budsjettering er et av flere viktige verktøy for å unngå at organisasjonen kommer i økonomiske vansker. Styrets ansvar for å sørge for et system for budsjettering, utarbeidelse av årlige budsjett, og ikke minst opp- følging av regnskapet i forhold til budsjettet, er av stor betyd- ning.
Budsjettet vil også være med på å sette rammene for aktivitetsnivået i organisasjonen. En forutsetning for å kunne gjennomføre en god økonomistyring er da at regnskapet er tilstrekkelig à jour slik at det jevnlig kan sammenstilles med budsjettet.
Hva kjennetegner et godt budsjett?
I de fleste organisasjoner vedtas budsjettet av årsmøtet i organi- sasjonen, som regel i forbindelse med vedtak av arbeids-/aktivitetsplaner for det kommende året. Det er for det første viktig at det er en tydelig sammenheng mellom vedtatte satsningsområder i arbeidsplanen, og forven- tede inntekter og utgifter i budsjettet. Dersom det vedtas end- ringer i en arbeidsplan på årsmøtet bør dette også gjenspeiles i budsjettet. Videre bør budsjettet bygges opp på en slik måte at årsmøtet har en reell mulighet til å omdisponere midler dersom en ønsker dette. Dersom disse forutsetningene er til stede, vil også budsjettet være et viktig demokratisk styringsverktøy, både for årsmøtet og styret i organisasjonen.
Det er viktig at budsjettet er oversiktlig men samtidig ikke for detaljert. En kan gjerne utarbeide mer detaljerte underbudsjett, men så lenge budsjettet vedtatt av årsmøtet ikke er for detaljert, har en også bedre forutsetninger for at budsjettet holder gjen- nom hele budsjettperioden. Så lenge formålet ivaretas, vil det være av mindre betydning om det er budsjettavvik på enkelt- poster. For administrasjonen sin del kan det derimot være både hensiktsmessig og nødvendig å utarbeide mer detaljerte under- budsjett, for at en skal ha en jevn og god økonomistyring.
Ulike former for budsjettering
Et budsjett kan settes opp og presenteres på ulike måter. Et tra- disjonelt oppsett viser gjerne hvor mye midler som er planlagt benyttet til de ulike kostnadstypene (lønn, reise, etc.). Et slikt budsjett er delt opp i inntekter og utgifter.
En annen måte å sette opp et budsjett på, er det vi kaller et prosjekt- eller aktivitetsbudsjett. Et slikt oppsett er delt opp i underposter for hvert enkelt prosjekt eller aktivitet, og viser inntekter og utgifter på de respektive prosjektene. F.eks. føres pro- sjekttilskudd som mottas til et spesielt prosjekt på inntektssiden for den aktuelle prosjektkontoen, samtidig som utgiftssiden for prosjektet viser den samlede summen utgifter (reise, mat, over- natting etc.) knyttet til det aktuelle prosjektet.
Et aktivitetsbudsjett kan i en del tilfeller fungere bedre som et demokratisk styringsverktøy enn et tradisjonelt budsjett, fordi det er tydeliggjort hvilke aktiviteter som er spesielt kostnadskr vende, og hvilke aktiviteter som bærer seg selv økonomisk, eller som gir gevinst.
